チーム・マネジメント

チームマネジメント、人間-機械システム、そしてヒューマンファクターズを考える

チーム・ミーティングを反省する

会議・ミーティングが好きな人もいるかもしれませんが、私は現場の仕事に集中したいので、なるべく出席したくありません。退屈な会議ならば貴重な時間が奪われて行くような気がしてなりません。実際に一つの会議を開催すれば、(時間)×(人数)×(時給)で計算される経費がかかってきます。長時間に渡って数十人が参加したとしたら、その経費は大きく積み上がってきます。それ以上の成果が得られるのならば良いですが。


しかしながら、チームで仕事を進めていくためにミーティングは重要です。ミーティング(Meeting)の語源は「共通の目的に基づき集まる」ことです。短時間で成果をあげるため、改めてミーティングを振り返って考察していきます。この考察を通して、私も自ら反省すべき点が多々あると思います。


ミーティング開催のため、タイムラインに沿って見ていきます。その前に、ミーティングの目的について整理すると、①情報共有(周知、報告など)、②ディスカッション(意見交換、問題解決など)、③意思決定に区分されると思います。各議題に対して目的を履き違えると、議論が脱線したり、発散して収拾しなくなったり、予定していた時間を超過する原因にもなります。


(1)ミーティング開催調整

定例ミーティングや特定の議題のために開催するミーティングが考えれますが、話し合う議題(Topic)について収集を始めます。通常、事務局として取りまとめるメンバーをアサインしたほうが良いでしょう。議事日程(Agenda)に、議題をスケジュールしていきますが、目的、理由、得られる成果も記載しておきます。その議題を進行するメンバーも決めて(発案者になると思いますが)、議事日程に記載しておきます。


事務局は、会議室を予約すると共に、参加予定者に、ミーティングの開催案内(日時、場所も含む)として、準備した議事日程を事前に配布しておきます。開催までに、メンバーからコメントが来れば議事日程へ反映して、各メンバーは必要な資料の作成を進めます。


(2)直前準備

事務局(かなり昔ですが若手の頃に担当しました)は、ロジスティクスとして、PC、プロジェクタ、スクリーン、ポインター、ホワイトボート(準備できれば)などの手配をする必要があります。


ミーティング準備で気にかけなければならないのは、テーブルや椅子の配置です。配置次第で、ミーティングに大きな影響を及ぼす可能性があります。テーブルを挟んで向かい合う配置は討論になる可能性があります。椅子と椅子との間も離れていれば、個々独立した意見を発言するようになるでしょう。報告会ならば、学校の教室のような配置が良いかもしれません。問題解決のミーティングならば、ホワイトボード等に向かって椅子を半円形に並べるのも良いかもしれません。


(3)ミーティング開始

主要な出席者の参加が遅れれば、他のメンバーは待つことになり、貴重な時間が失われていきます。『5分前の精神』で開始前に余裕を持って会議室に到着すべきです。といって、私も直前にならないと移動を開始しない時があるので反省します。


開始後、参加者は、到着しているものの、完全に頭がミーティングへ切り替わっていません。最初の5分ぐらいで、ミーティングの目的、議事日程を導入として流します。形式張らないミーティングならば、少し雑談をしても良いかもしれません。


正式な議事録や記録として残す議事メモを作成するメンバーを決めていなければ、議事係を任命します。参加メンバーが少ない場合、議事係は積極的に議論へ参加することが難しいため、後ほど個人ノートに記録したメモを元に議事をおこします。


(4)ミーティング進行

リーダー又は進行役が全体の進行を行いますが、与えられた時間内で各議題について任命された者が進行します。議題が報告ならば報告者が時間を管理できますが、ディスカッションや決定ならば貴重な時間内で意義のある結論を得られるかは任命者の力量が問われます。


議事係は、議論における重要な事項、決定事項、アクションアイテム(担当、期日を含む)を記録していきます。話した内容を全て書き取ることは、大変ですし、時間もかかるので、ポイントを絞るスキルも必要となってきます。


(4)ミーティング終了

ミーティングの統括として、議事係は議事内容を手短に読み上げます。特に決定事項やアクションアイテムの部分は参加者の共通理解を得たいところです。異論があれば訂正して、訂正内容について確認します。


アクションアイテムを管理しているリストがあるならば、ステータスを確認してアクション完了が確認できたならば、ステータスをクローズへ変更します。最後に、後日に更なるミーティングが必要ならば、期日や場所を決めておきます。


正式な議事録ならば責任者に最終確認をしてもらい、サインを記入してもらいます。議事は参加できなかったメンバーも含めて関係者へ配布します。



参考文献


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